Conditions Générales d'Utilisation

1. Préambule

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après dénommées "CGU") ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles GENIUS GROUPS SAS met à la disposition des utilisateurs sa plateforme eScolarite, ainsi que les règles d'utilisation du service.

L'utilisation de la plateforme eScolarite implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser ce service.

GENIUS GROUPS SAS se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes CGU en publiant une nouvelle version sur le site. Les utilisateurs seront informés des modifications substantielles avant leur entrée en vigueur.

2. Description du service

eScolarite est une plateforme SaaS (Software as a Service) de gestion administrative et financière, permettant aux établissements d'enseignement supérieur de gérer les inscriptions, les paiements de scolarité, les échéanciers et les services associés.

Le service comprend notamment les fonctionnalités suivantes :

• Authentification sécurisée multi-rôles
• Paiement des frais de scolarité par moyens électroniques (Mobile Money, Wave, Cartes bancaires)
• Génération de reçus de paiement au format PDF
• Gestion des échéanciers de paiement personnalisés
• QR codes et liens de paiement personnalisés
• Tableau de bord financier pour les établissements
• Notifications et rappels d'échéances

GENIUS GROUPS SAS se réserve le droit de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le site pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

3. Accès au service

L'accès à la plateforme eScolarite est réservé aux utilisateurs disposant d'un compte attribué par leur établissement d'enseignement. Chaque utilisateur dispose d'identifiants personnels (identifiant et mot de passe) qui lui sont strictement personnels et confidentiels.

L'utilisateur est entièrement responsable de l'utilisation des identifiants le concernant et s'engage à mettre tout en œuvre pour les conserver secrets et à ne pas les divulguer, à qui que ce soit, sous quelque forme que ce soit.

En cas de perte ou de vol de ses identifiants, l'utilisateur doit immédiatement en informer son établissement qui prendra les mesures nécessaires pour réinitialiser ses accès.

GENIUS GROUPS SAS se réserve le droit de refuser l'accès au service, unilatéralement et sans notification préalable, à tout utilisateur ne respectant pas les présentes CGU.

4. Obligations des utilisateurs

Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme eScolarite, l'utilisateur s'engage à :

• Fournir des informations exactes et à jour lors de son inscription et de son utilisation du service
• Utiliser le service de manière loyale, conformément à sa finalité et aux dispositions légales en vigueur
• Ne pas tenter d'accéder aux comptes d'autres utilisateurs ou à des parties du service auxquelles il n'a pas accès
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité mises en place
• Ne pas utiliser de dispositifs ou logiciels destinés à perturber le bon fonctionnement du service
• Ne pas copier, modifier, distribuer, transmettre, afficher, reproduire, publier ou créer des œuvres dérivées à partir du contenu de la plateforme
• Ne pas utiliser le service à des fins illégales ou non autorisées

Tout manquement à ces obligations pourra entraîner la suspension ou la résiliation immédiate du compte de l'utilisateur, sans préjudice de toute action en justice et demande de dommages et intérêts.

5. Responsabilités

GENIUS GROUPS SAS s'efforce d'assurer au mieux la disponibilité du service et la fiabilité des informations présentes sur la plateforme. Toutefois, GENIUS GROUPS SAS ne peut garantir que le service sera exempt d'anomalies, d'erreurs ou de bugs, ni que ceux-ci pourront être corrigés, ni que le service fonctionnera sans interruption ou panne.

GENIUS GROUPS SAS ne saurait être tenue responsable :

• Des interruptions du service pour des opérations de maintenance
• Des interruptions du service dues à des cas de force majeure ou à des événements hors de son contrôle
• Des dommages directs ou indirects résultant de l'utilisation du service
• Des erreurs dans les informations fournies par les établissements d'enseignement
• De l'utilisation frauduleuse des identifiants des utilisateurs

L'utilisateur reconnaît utiliser le service sous sa responsabilité exclusive. Il est seul responsable des informations qu'il communique à partir de son compte utilisateur.

6. Propriété intellectuelle

La plateforme eScolarite, sa structure générale, les logiciels, textes, images, vidéos, sons, savoir-faire, animations, et plus généralement toutes les informations et contenus qui la composent sont la propriété exclusive de GENIUS GROUPS SAS et sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

Toute reproduction, représentation, modification, publication, adaptation ou exploitation de tout ou partie des éléments du site, quel que soit le moyen ou le procédé utilisé, est interdite, sauf autorisation écrite préalable de GENIUS GROUPS SAS.

L'utilisateur ne reçoit qu'un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable du service, limité à la durée de son abonnement ou de son inscription.

7. Données personnelles

Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme eScolarite, GENIUS GROUPS SAS est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel concernant les utilisateurs, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Les informations relatives au traitement de ces données sont détaillées dans notre Politique de Confidentialité, que nous vous invitons à consulter.

Conformément à la réglementation en vigueur, les utilisateurs disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition concernant leurs données personnelles. Ces droits peuvent être exercés en contactant GENIUS GROUPS SAS à l'adresse email suivante : hello@eScolarite.com.

8. Services de paiement

8.1 Rôle de GENIUS GROUPS SAS

eScolarite est un produit de la Suite eUniversite de GENIUS GROUPS SAS, qui agit en tant que fournisseur de services logiciels, et non en tant que fournisseur de services de paiement. Les services de paiement et de facturation sont fournis par des prestataires de services agréés et conformes aux lois et législations en vigueur.

GENIUS GROUPS SAS agit uniquement en tant qu'intermédiaire technique pour la collecte des paiements et ne peut être tenue responsable des problèmes liés aux transactions financières gérées par les prestataires de services de paiement.

8.2 Sécurité des paiements

Tous les paiements effectués via la plateforme eScolarite sont sécurisés selon les normes en vigueur. Les données bancaires des utilisateurs ne sont jamais stockées sur nos serveurs et sont traitées directement par nos partenaires de paiement certifiés.

8.3 Frais de scolarité

La plateforme eScolarite permet aux établissements de gérer les frais de scolarité et aux étudiants de les régler en ligne. Les modalités sont les suivantes :

• Les montants des frais de scolarité sont définis exclusivement par les établissements d'enseignement
• Les paiements peuvent être effectués en totalité ou par échéancier selon les options proposées par l'établissement
• Un reçu électronique est généré pour chaque paiement effectué
• En cas de paiement rejeté ou annulé, l'étudiant en est informé et doit régulariser sa situation selon les modalités définies par son établissement

8.4 Échéanciers de paiement

Lorsque l'établissement propose un paiement échelonné des frais de scolarité :

• Les échéances sont définies par l'établissement et communiquées clairement à l'étudiant
• Des rappels automatiques peuvent être envoyés avant chaque échéance
• Des pénalités de retard peuvent être appliquées selon la politique de l'établissement en cas de non-respect des échéances
• L'étudiant peut consulter à tout moment l'état de ses paiements et le calendrier des échéances restantes

8.5 Paiements en espèces et système UV

La plateforme eScolarite intègre un système d'Unités de Valeur (UV) pour la gestion des paiements en espèces :

• Les paiements en espèces sont enregistrés dans le système via la passerelle de paiement dédiée (CashWithUvGateway)
• Chaque paiement en espèces consomme automatiquement un nombre d'UV équivalent au montant payé (1 UV = 1 XOF)
• L'établissement doit disposer d'un solde d'UV suffisant pour enregistrer les paiements en espèces
• Les reçus et factures émis pour les paiements en espèces sont identiques à ceux des autres modes de paiement
• En cas d'annulation ou de remboursement d'un paiement en espèces, les UV correspondants sont automatiquement recrédités
• Le système de caisse intégré permet un suivi en temps réel des transactions en espèces
• Des statistiques détaillées sont disponibles pour analyser les flux de trésorerie

Les avantages du système UV pour les paiements en espèces incluent :

• Traçabilité complète : Chaque transaction en espèces est enregistrée avec des métadonnées détaillées
• Sécurité renforcée : Réduction des risques d'erreurs et de fraudes liés aux manipulations d'espèces
• Comptabilité simplifiée : Rapprochement facilité entre les paiements enregistrés et les espèces réellement perçues
• Transparence financière : Historique détaillé de tous les mouvements d'espèces pour les audits et contrôles

9. Services administratifs et demandes spéciales

9.1 Demandes administratives

La plateforme eScolarite permet aux établissements de proposer des services administratifs qui peuvent être gratuits ou payants, comme la délivrance de documents officiels, les demandes de transfert ou les procédures spéciales. Ces services sont proposés selon la politique définie par l'établissement d'enseignement.

Pour les services administratifs payants, les modalités sont les suivantes :

• Le montant est fixé par l'établissement et communiqué clairement à l'étudiant
• Le traitement de la demande ne débute qu'après confirmation du paiement
• En cas de rejet de la demande, les conditions de remboursement sont définies par l'établissement
• Les délais de traitement sont indiqués lors de la soumission de la demande

9.2 Frais de transaction

Des frais de transaction peuvent être appliqués lors des paiements en ligne. Ces frais :

• Sont clairement indiqués avant la validation du paiement
• Peuvent varier selon le mode de paiement choisi
• Sont non remboursables, même en cas d'annulation de la transaction

9.3 Remboursements

Les politiques de remboursement sont définies par les établissements d'enseignement. En règle générale :

• Les frais de scolarité peuvent être partiellement remboursés en cas d'abandon des études, selon les conditions définies par l'établissement
• Les frais de services spécifiques (comme les services administratifs ou demandes spéciales) ne sont généralement pas remboursables
• Toute demande de remboursement doit être adressée directement à l'établissement concerné

10. Gestion financière et comptable

10.1 Comptes stocks et inventaires

La plateforme eScolarite peut inclure des fonctionnalités de gestion des stocks et inventaires pour les établissements. Dans ce cadre :

• Les établissements sont seuls responsables de l'exactitude des données saisies
• GENIUS GROUPS SAS ne peut être tenue responsable des erreurs de gestion ou d'inventaire
• Des rapports et états comptables peuvent être générés mais n'ont pas valeur de documents comptables officiels

10.1.1 Gestion de caisse

La plateforme eScolarite intègre un système complet de gestion de caisse permettant aux établissements de suivre leurs transactions financières :

• Suivi en temps réel des entrées et sorties de caisse avec statistiques journalières
• Calcul automatique des variations de trésorerie et pourcentages d'évolution
• Analyse des tendances sur 7 jours, mensuelle et annuelle avec indicateurs de performance
• Filtrage des transactions par statut, méthode de paiement, date et autres critères
• Visualisation des transactions par étudiant avec historique complet
• Intégration complète avec le système d'Unités de Valeur (UV) pour les paiements en espèces
• Génération de rapports financiers exportables pour la comptabilité

10.2 Paiements aux fournisseurs

Pour les fonctionnalités permettant aux établissements de gérer les paiements à leurs fournisseurs :

• GENIUS GROUPS SAS agit uniquement comme fournisseur de la solution technique
• Les frais liés aux transactions avec les fournisseurs sont à la charge de l'établissement
• L'établissement reste seul responsable de ses obligations légales et fiscales vis-à-vis de ses fournisseurs

10.3 Cashouts et retraits

La plateforme peut permettre aux établissements de procéder à des retraits de fonds :

• Les demandes de retrait sont soumises à des vérifications de sécurité
• Des délais de traitement bancaire s'appliquent et sont indépendants de GENIUS GROUPS SAS
• Des frais peuvent être appliqués par les prestataires de services financiers
• L'établissement est responsable de la déclaration fiscale des sommes perçues
• Un rapport détaillé est généré pour chaque retrait, incluant les informations de l'établissement, le montant, la date et le statut
• Les retraits sont traçables et peuvent être consultés dans l'historique des opérations financières

10.3.1 Rapports de retraits

Pour chaque opération de retrait (cashout), un rapport détaillé est généré :

• Le rapport inclut un numéro de référence unique au format 'CASHOUT-[référence]'
• Les informations complètes de l'établissement et du compte de retrait sont mentionnées
• Le statut du retrait est clairement indiqué avec un code couleur (ambre pour en attente, vert pour traité, rouge pour échoué)
• Les dates de demande et de traitement sont horodatées avec précision
• L'identité de l'utilisateur ayant initié et traité la demande est enregistrée
• Ces rapports peuvent être téléchargés au format HTML pour archivage ou impression

10.4 Système d'Unités de Valeur (UV)

Le système d'Unités de Valeur (UV) est une fonctionnalité permettant de tracer et gérer les paiements en espèces avec une précision comptable accrue :

• Définition et parité : 1 UV équivaut à 1 XOF, assurant une comptabilité simplifiée
• Allocation automatique : Les offres Standard et Premium incluent 1 000 000 UV gratuits
• Achat d'UV supplémentaires : Possibilité d'acheter des UV additionnels avec des frais de service de 1% du montant
• Traçabilité : Historique détaillé des mouvements d'UV (achats, consommations, remboursements)
• Utilisation : Les UV sont automatiquement consommés lors des paiements en espèces enregistrés dans le système

10.4.1 Conditions d'utilisation des UV

• Les UV ne sont pas transférables entre établissements
• Les UV non utilisés ne sont pas remboursables en espèces
• Les UV gratuits sont consommés en priorité avant les UV achetés
• L'établissement est responsable de maintenir un solde d'UV suffisant pour ses opérations
• En cas de solde UV insuffisant, les paiements en espèces ne pourront pas être enregistrés dans le système
• GENIUS GROUPS SAS se réserve le droit de modifier les quotas d'UV gratuits ou les frais d'achat avec un préavis de 30 jours

10.4.2 Suivi et gestion des UV

• L'établissement peut consulter son solde UV et l'historique des transactions à tout moment
• Des alertes automatiques peuvent être envoyées en cas de solde UV bas
• Les UV consommés sont automatiquement déduits du solde disponible
• En cas d'annulation ou de remboursement d'un paiement, les UV correspondants sont recrédités sur le compte
• Un rapport détaillé d'utilisation des UV est disponible pour des besoins de comptabilité et d'audit

10.4.3 Rapports financiers et UV

Le système de rapports financiers intègre pleinement le suivi des Unités de Valeur (UV) :

• Les rapports financiers incluent une section dédiée à la consommation d'UV
• Des statistiques détaillées permettent de suivre le taux d'utilisation des UV par période
• Les rapports distinguent clairement les UV gratuits et les UV achetés
• Des analyses prévisionnelles alertent sur les besoins futurs en UV basés sur l'historique
• L'intégration avec le tableau de bord permet une visualisation graphique de l'utilisation des UV
• Les rapports peuvent être générés par année académique, par période ou par type de transaction

10. Notifications SMS automatiques

10.1 Service de notifications SMS

La plateforme eScolarite propose un système de notifications SMS automatiques pour informer les parties prenantes des transactions de paiement :

• Notifications aux étudiants : Confirmation de paiement avec détails de la situation financière et prochaines échéances
• Notifications aux parents/tuteurs : Information sur les paiements effectués par leurs enfants avec solde restant
• Notifications aux établissements : Alerte de nouveau paiement avec détails comptables et montants nets

10.2 Fonctionnement du service

Les notifications SMS sont déclenchées automatiquement lors de chaque paiement complété :

• Envoi instantané après confirmation du paiement
• Messages personnalisés selon le destinataire (étudiant, parent, établissement)
• Informations contextuelles : montants, échéances, reçus, situation financière
• Traitement asynchrone pour préserver les performances des transactions
• Exclusion automatique des paiements spéciaux (UV, tests)

10.3 Gestion des contacts et numéros de téléphone

Le système utilise une logique de priorité pour déterminer les destinataires :

• Étudiants : Utilisation du numéro de téléphone direct de l'étudiant
• Parents/Tuteurs : Priorité aux contacts d'urgence, puis parents directs, puis premier tuteur disponible
• Établissements : Numéro de l'établissement ou de l'administrateur principal
• Validation automatique des numéros de téléphone ivoiriens (+225XXXXXXXXXX)
• Formatage automatique des numéros pour l'envoi SMS

10.4 Contenu des messages SMS

Les messages SMS sont optimisés pour être informatifs et concis :

• Format adapté aux contraintes SMS (160-320 caractères)
• Utilisation d'émojis et formatage pour une meilleure lisibilité
• Informations essentielles : montants, dates, numéros de reçu
• Signature "eScolarité" pour identification claire
• Respect de la langue française avec termes techniques appropriés

10.5 Configuration et désactivation

Les établissements peuvent configurer le service de notifications :

• Activation/désactivation globale des notifications SMS
• Configuration par type de destinataire (étudiant, parent, établissement)
• Possibilité de désactiver temporairement le service
• Logs détaillés des envois pour suivi et audit

10.6 Coûts et facturation

Le service de notifications SMS peut être soumis à facturation :

• Les coûts SMS sont transparents et communiqués aux établissements
• Facturation basée sur le nombre de SMS effectivement envoyés
• Possibilité d'inclure un quota SMS dans certains abonnements
• Rapport mensuel détaillé de la consommation SMS

10.7 Responsabilités et limitations

Concernant le service de notifications SMS :

• GENIUS GROUPS SAS ne peut garantir la réception des SMS par les destinataires
• Les délais de livraison dépendent des opérateurs téléphoniques
• L'établissement reste responsable de la validité des numéros de téléphone
• Les utilisateurs peuvent demander à ne plus recevoir de notifications SMS
• Le service peut être temporairement interrompu pour maintenance
• Logs complets conservés pour traçabilité et résolution de problèmes

11. Abonnements et services premium

11.1 Formules d'abonnement

eScolarite propose différentes formules d'abonnement aux établissements :

• Les tarifs et caractéristiques de chaque formule sont communiqués directement aux établissements
• Les abonnements sont souscrits pour une durée déterminée, généralement annuelle
• Le renouvellement peut être automatique, sous réserve d'information préalable
• Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être proposées en option

11.1.1 Unités de Valeur (UV) incluses dans les abonnements

Les formules d'abonnement Standard et Premium incluent des Unités de Valeur (UV) pour la gestion des paiements en espèces :

• Chaque abonnement Standard ou Premium inclut automatiquement 1 000 000 UV gratuits (valeur équivalente à 1 000 000 XOF)
• Ces UV sont crédités sur le compte de l'établissement dès l'activation de l'abonnement
• Les UV non utilisés à la fin de la période d'abonnement ne sont pas reportés sur la période suivante
• En cas de résiliation de l'abonnement, les UV restants sont perdus
• Les UV gratuits sont soumis aux mêmes conditions d'utilisation que les UV achetés (voir section 10.4)

11.1.2 Achat d'UV supplémentaires

Si le quota d'UV gratuits est épuisé, l'établissement peut acheter des UV supplémentaires :

• Le coût d'achat est de 1% du montant d'UV acheté (exemple : 10 000 XOF pour 1 000 000 UV)
• Les achats d'UV sont définitifs et non remboursables
• Les UV achetés n'ont pas de date d'expiration tant que l'abonnement est actif
• Les transactions d'achat d'UV font l'objet d'une facturation distincte
• GENIUS GROUPS SAS se réserve le droit de modifier les tarifs d'achat d'UV avec un préavis de 30 jours

11.2 Relances et notifications

Le système de relances automatiques pour les paiements en retard fonctionne selon les modalités suivantes :

• Les paramètres de relance sont configurables par l'établissement
• Les notifications peuvent être envoyées par email, SMS ou via l'application
• L'établissement reste responsable du contenu des messages de relance
• GENIUS GROUPS SAS ne peut être tenue responsable de la non-réception des notifications

12. Facturation et documents financiers

12.1 Factures et reçus

La plateforme eScolarite génère automatiquement des documents financiers pour chaque transaction :

• Chaque paiement validé génère une facture électronique avec un numéro unique au format 'INV-[référence]'
• Les factures incluent les informations complètes de l'établissement, de l'étudiant et du paiement
• Les factures sont téléchargeables au format HTML pour faciliter l'impression et l'archivage
• Les documents générés respectent les exigences légales en matière de facturation
• L'historique des factures est conservé et accessible à tout moment

12.2 Factures proforma

Pour les échéanciers de paiement, des factures proforma peuvent être générées :

• Les factures proforma portent un numéro unique au format 'PRO-[date]-[identifiant]'
• Elles détaillent les montants dus, les échéances et les modalités de paiement
• Ces documents peuvent être utilisés par les étudiants pour justifier des frais à venir
• Les factures proforma sont téléchargeables au format HTML
• Elles ne constituent pas une preuve de paiement mais un document prévisionnel

12.3 Rapports analytiques

La plateforme offre des fonctionnalités avancées de reporting financier :

• Tableau de bord financier avec résumé des paiements et des frais
• Statistiques détaillées par niveau, type de frais et statut de paiement
• Analyse des tendances de paiement avec visualisations graphiques
• Distribution des statuts de paiement par étudiant et par niveau
• Rapports par type de frais avec taux de recouvrement
• Intégration complète avec le système d'Unités de Valeur (UV)
• Possibilité de filtrer les données par année académique et période

12.4 Valeur juridique des documents

Concernant la valeur juridique des documents financiers générés :

• Les factures et reçus générés constituent des preuves de paiement valables
• Les documents incluent toutes les mentions légales obligatoires
• L'établissement reste responsable de la conservation des documents selon les durées légales
• GENIUS GROUPS SAS garantit l'intégrité et l'authenticité des documents au moment de leur génération
• En cas de litige, les logs système peuvent être utilisés pour vérifier l'historique des transactions

13. Résiliation

GENIUS GROUPS SAS se réserve le droit de résilier, sans préavis ni indemnité, l'accès d'un utilisateur à la plateforme eScolarite en cas de :

• Non-respect des présentes CGU
• Fourniture d'informations erronées lors de l'inscription
• Inactivité prolongée du compte
• Utilisation frauduleuse ou malveillante du service
• Non-paiement des frais dus après plusieurs relances
• Tentative de contournement des systèmes de paiement

12.1 Conséquences des non-paiements

En cas de non-paiement des frais de scolarité ou des échéances prévues :

• L'établissement peut restreindre l'accès de l'étudiant à certains services (portail étudiant, génération de documents, services administratifs, etc.)
• Des frais de retard peuvent être appliqués conformément à la politique de l'établissement
• Après plusieurs relances infructueuses, l'établissement peut décider de suspendre l'inscription de l'étudiant
• GENIUS GROUPS SAS se réserve le droit de suspendre l'accès à la plateforme en cas de non-paiement persistant

13. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies par le droit ivoirien.

En cas de litige relatif à l'interprétation, l'exécution ou la validité des présentes CGU, les parties s'efforceront de le résoudre à l'amiable.

À défaut d'accord amiable, les tribunaux d'Abidjan seront seuls compétents pour connaître du litige.

13.1 Litiges financiers et contestations de paiement

Pour les litiges concernant spécifiquement les transactions financières :

• Toute contestation relative à un paiement doit être formulée dans un délai de 30 jours suivant la transaction
• La contestation doit être adressée par écrit à l'établissement concerné avec copie à support@escolarite.ci
• Les preuves de paiement (reçus, confirmations bancaires) doivent être jointes à toute réclamation
• En cas de double paiement avéré, le remboursement sera effectué dans un délai de 30 jours ouvrables
• Les règles applicables seront celles définies par les prestataires de services de paiement partenaires, en conformité avec les réglementations financières en vigueur